Webee Solutions » Krajowy System e-Faktur (KSeF) – najważniejsze informacje dla małych i dużych firm.

Krajowy System e-Faktur stał się jednym z najważniejszych projektów transformacji cyfrowej polskich przedsiębiorstw. Jest to zmiana, która wpływa na codzienną pracę firm w sposób równie znaczący, jak kiedyś wprowadzenie Jednolitego Pliku Kontrolnego. KSeF nie dotyczy jedynie nowej formy faktury, ale przede wszystkim reorganizacji procesów, integracji systemów, nowego podejścia do danych oraz większej odpowiedzialności za poprawność dokumentów sprzedażowych i zakupowych. W praktyce oznacza to, że firmy muszą przygotować się nie tylko technicznie, lecz także procesowo i organizacyjnie, ponieważ nowy system redefiniuje sposób, w jaki funkcjonują obiegi dokumentów.

Już na pierwszy rzut oka widać, że KSeF jest narzędziem centralnym, przygotowanym przez Ministerstwo Finansów po to, aby usunąć niejednolitość formatów, błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych oraz problemy związane z dowodem doręczenia. Po wysłaniu dokumentu do KSeF jest on natychmiast uznawany za wystawiony, co eliminuje spory dotyczące tego, czy faktura dotarła do odbiorcy. Każdy dokument otrzymuje unikalny identyfikator, jest walidowany technicznie i przechowywany w systemie nawet przez dekadę. To zmienia codzienność firm – zarówno tych najmniejszych, jak i wielooddziałowych korporacji, których procesy dotychczas były uzależnione od PDF-ów, e-maili, archiwów i indywidualnych praktyk pracowników.

KSeF wymusza spojrzenie na fakturowanie z poziomu całej organizacji. To nie jest zmiana ograniczająca się do księgowości. Wymaga przemyślenia, kto w firmie ma prawo wystawiać faktury, kto decyduje o korektach, kto pobiera dokumenty przychodzące, kto odpowiada za zarządzanie tokenami i kto zajmuje się administracją konta w systemie. Dla małych firm jest to stosunkowo proste – zwykle jedna lub dwie osoby posiadają komplet uprawnień. W przypadku dużych organizacji sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Pojawia się konieczność stworzenia struktury ról, macierzy uprawnień, przypisania dostępu do konkretnych działów, oddziałów, projektów lub systemów. To oznacza także reorganizację wewnętrznych procedur, w tym instrukcji postępowania, schematów akceptacji, sposobów raportowania oraz metod kontroli danych.

Warto zauważyć, że KSeF zmienia również sposób wystawiania faktur w sensie technicznym. Do tej pory większość dokumentów powstawała w formie PDF i była wysyłana klasyczną pocztą elektroniczną. Odbiorca miał dowolność w tym, jak dokument przechowuje, w jakim formacie go archiwizuje i jak go wprowadza do systemu księgowego. KSeF usuwa ten etap całkowicie, ponieważ narzuca jednolity strukturalny format XML FA(2).

Dokument nie może zostać zmodyfikowany ręcznie, nie można dopisać nic „po wysyłce”, nie istnieją również duplikaty. Każda korekta wymaga stworzenia nowego pliku zgodnego z wymogami systemu, co oznacza koniec dawnych praktyk, w których przedsiębiorca wysyłał poprawiony PDF licząc, że klient „uzna” zmianę. Teraz poprawność danych staje się elementem bezpieczeństwa całego obiegu.

Warto podkreślić, że nowy system reguluje także sposób porozumiewania się między kontrahentami. Firmy muszą ustalić, czy akceptują odbiór faktur poprzez Krajowy System e-Faktur, jak często będą pobierać dokumenty, w jaki sposób ich pracownicy będą informowani o nowych fakturach oraz jak systemy zewnętrzne odnajdą się w tym cyklu. W relacjach B2B konieczna staje się rzetelna komunikacja. Przedsiębiorstwo musi poinformować partnerów o przejściu na KSeF, o tym, że nie będzie już wysyłać faktur PDF oraz o sposobie dostępu do dokumentów. To zmienia kulturę pracy między firmami i wymaga spójnej strategii cyfrowej.

KSeF to również ogromne wyzwanie dla działów IT. Integracja poprzez API wymaga dostosowania programów fakturujących, systemów ERP, platform e-commerce, CRM-ów, modułów magazynowych i produkcyjnych. Duże firmy często używają dziesiątek oddzielnych narzędzi, co oznacza, że wszystkie one muszą współpracować w ramach jednego standardu FA(2). Jeżeli dokument powstanie w ERP, ale CRM nadal generuje wiadomości o płatnościach na podstawie starej numeracji, dochodzi do konfliktu danych. Dlatego kluczowe jest zsynchronizowanie wszystkich systemów, przetestowanie komunikacji dwukierunkowej, ustalenie scenariuszy błędów oraz przygotowanie procedur awaryjnych na wypadek niedostępności KSeF.

Nowy system wprowadza również szansę na automatyzację procesów księgowych, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych i wykorzystania OCR. Dzięki jednolitemu formatowi faktury przychodzące mogą być pobierane automatycznie i natychmiast trafiać do systemu. To przyspiesza zatwierdzanie dokumentów, weryfikację stawek VAT, generowanie raportów sprzedaży oraz obsługę rozliczeń. Firmy, które do tej pory walczyły z chaosem dokumentowym, mogą uporządkować swoje procesy w sposób, który wcześniej wymagał dużych zasobów.

Wymiar prawny KSeF jest równie ważny jak aspekt techniczny. Uprawnienia do systemu wymagają przemyślenia, ponieważ wiążą się z odpowiedzialnością za dane i decyzje. Dostęp administracyjny oznacza możliwość zarządzania tokenami, które w praktyce stają się kluczem do wystawiania i odbierania faktur. Niewłaściwie przechowywany token może doprowadzić do nadużyć, dlatego bezpieczeństwo danych musi zostać potraktowane priorytetowo. Firmy muszą także zdawać sobie sprawę, że wystawienie faktury poza KSeF, po wejściu obowiązku, może skutkować sankcjami. Przewidziane kary finansowe mają motywować do przestrzegania zasad, a ich wysokość może być dotkliwa szczególnie dla przedsiębiorstw o dużym wolumenie sprzedaży.

W kontekście małych firm KSeF wprowadza zmiany, które można przeprowadzić stosunkowo szybko, o ile przedsiębiorca korzysta z nowoczesnych programów fakturujących. Dla tej grupy kluczowe jest zrozumienie podstawowych pojęć, opanowanie generowania plików FA(2), nauczenie się pracy z tokenem i poinformowanie klientów o nowych zasadach. To wystarczający fundament, aby zacząć działać zgodnie z przepisami.

W dużych organizacjach sytuacja jest znacznie bardziej złożona. Konieczne są testy obciążeniowe, pełna integracja API, analiza danych źródłowych, centralizacja odpowiedzialności oraz opracowanie procesów kontrolnych. Wdrożenie KSeF staje się projektem międzydziałowym, obejmującym IT, księgowość, sprzedaż, controlling, administrację, a często również dział prawny. Wymaga koordynacji, harmonogramów, testów i rzetelnej dokumentacji.

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób działania firm na wielu poziomach. To projekt, który obejmuje komunikację, procesy, przepływ danych, integrację systemów, odpowiedzialność prawną i organizację pracy. Dobrze wdrożony staje się narzędziem, które przyspiesza obieg dokumentów, zmniejsza liczbę błędów, pozwala na automatyzację i zwiększa bezpieczeństwo danych. Aby jednak wdrożenie zakończyło się sukcesem, organizacja musi przygotować się kompleksowo, a nie jedynie technicznie. Dopiero połączenie procesów, ludzi, technologii i odpowiedzialności pozwala wykorzystać potencjał systemu.