01
Proces zaczyna się przed OCR
Dokumenty mogą przychodzić pocztą, e-mailem, przez formularz, EDI lub portal. Pierwszym zadaniem jest przypisanie dokumentu do typu, nadawcy i sprawy oraz sprawdzenie, czy plik jest czytelny i kompletny.
Jeżeli firma akceptuje wiele niekontrolowanych kanałów i nazw, automatyzacja odziedziczy bałagan. Warto ustalić jeden punkt wpływu, identyfikator sprawy oraz zasady przechowywania oryginału.
02
Odczyt to dopiero hipoteza
Silnik OCR lub model AI zwraca wartość wraz z poziomem pewności. Numer faktury, kwota, data, NIP czy pozycje muszą zostać sprawdzone względem formatu, sum i danych kontrahenta.
Pola o niskiej pewności oraz sprzeczne wyniki należy przekazać człowiekowi. Interfejs poprawki powinien pokazywać fragment dokumentu i jednoznacznie zapisywać zmianę.
03
Połączenie z decyzją i systemem
Dane powinny uruchomić właściwą ścieżkę akceptacji, kontrolę duplikatu, dopasowanie do zamówienia oraz zapis do systemu finansowego lub operacyjnego. Każdy krok wymaga potwierdzenia, że zakończył się poprawnie.
- unikalny identyfikator dokumentu;
- wersja oryginalna i historia zmian;
- role akceptujące oraz progi kwotowe;
- rejestr błędów i ponowień;
- retencja zgodna z rodzajem dokumentu.
04
Jak mierzyć jakość
Nie wystarczy średnia dokładność OCR. Należy mierzyć poprawność każdego kluczowego pola, liczbę dokumentów bez ręcznej obsługi, czas korekty, odsetek duplikatów i błędy wykryte dopiero po księgowaniu.
Pilotaż powinien obejmować różne formaty, skany słabej jakości, korekty i dokumenty wielostronicowe. Dzięki temu wynik nie będzie oparty na kilku idealnych przykładach.
ŹRÓDŁA
Sprawdzone materiały źródłowe
Stan informacji zweryfikowano w dniu publikacji. W sprawach prawnych zakres obowiązków zawsze należy odnieść do konkretnej organizacji i zastosowania.