DOKUMENTY SERWISU

Polityka prywatności

Wersja 1.2Obowiązuje od 7 września 2026 r.

1. Administrator i zakres polityki

Administratorem danych osobowych jest Ewelina Wojciechowska, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą WEBee Solutions Ewelina Wojciechowska, NIP 7972006548, adres: Pobiedna 94a, 26-420 Nowe Miasto nad Pilicą. W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się na it@webeesolutions.pl lub pisemnie na ul. Obornicka 32, 64-514 Lulinek. Polityka dotyczy osób odwiedzających serwis https://www.webeesolutions.pl, osób kierujących do WEBee zapytania, reklamacje lub inne wiadomości oraz osób reprezentujących przedsiębiorstwa lub inne organizacje w tej korespondencji. Jeżeli w ramach odpłatnego audytu, wdrożenia lub innej współpracy zakres przetwarzania jest szerszy albo WEBee działa jako podmiot przetwarzający dane klienta, odpowiednie zasady są ustalane dodatkowo dla danego procesu lub umowy.

2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je otrzymujemy

dane przekazane w korespondencji: adres e-mail, treść wiadomości oraz dobrowolnie podane imię, nazwisko, nazwa firmy, stanowisko, numer telefonu i inne informacje potrzebne do omówienia sprawy; dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu, w szczególności adres IP oraz — w zakresie faktycznie rejestrowanym przez infrastrukturę — data i czas żądania, adres żądanego zasobu, informacje o przeglądarce lub urządzeniu, kod odpowiedzi i informacje o błędach lub zdarzeniach bezpieczeństwa; informacje dotyczące zgłoszenia lub reklamacji, jeżeli użytkownik je przekazuje; służbowe dane kontaktowe i kontekst sprawy otrzymane od pracodawcy, współpracownika lub innego przedstawiciela organizacji, jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Prosimy o przekazywanie wyłącznie danych potrzebnych do danej sprawy. Na etapie pierwszego zapytania WEBee nie potrzebuje haseł, numeru PESEL, kopii dokumentu tożsamości ani baz danych klientów. Jeżeli dane zostały pozyskane nie bezpośrednio od osoby, której dotyczą, WEBee realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO, chyba że w konkretnym przypadku znajduje zastosowanie przewidziane prawem wyłączenie. Informacja jest przekazywana w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a jeżeli dane mają służyć do komunikacji z tą osobą — najpóźniej przy pierwszym kontakcie, jeżeli następuje on wcześniej.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel Podstawa prawna Dane Okres / kryterium Udostępnienie, diagnostyka i bezpieczeństwo serwisu art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu działania, diagnostyce błędów i ochronie serwisu dane techniczne, w tym IP i logi techniczne przez okres niezbędny do działania, diagnostyki i bezpieczeństwa zgodnie z konfiguracją infrastruktury; dłużej tylko, gdy wymaga tego incydent, obowiązek prawny lub roszczenie Odpowiedź na zapytanie osoby działającej we własnym imieniu i działania przed zawarciem umowy art. 6 ust. 1 lit. b RODO dane kontaktowe, treść korespondencji i informacje potrzebne do przygotowania odpowiedzi lub oferty czas obsługi sprawy i do 12 miesięcy od jej zakończenia, jeżeli nie dochodzi do zawarcia umowy Kontakt z przedstawicielem firmy lub organizacji art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: komunikacja biznesowa, ustalenie potrzeb i prowadzenie relacji z reprezentowaną organizacją służbowe dane kontaktowe, treść korespondencji i kontekst sprawy czas obsługi sprawy i do 12 miesięcy od jej zakończenia, o ile dane nie stają się częścią dokumentacji współpracy Zgłoszenia i reklamacje dotyczące serwisu co do zasady art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes w rozpatrzeniu i udokumentowaniu sprawy; gdy ma zastosowanie obowiązek prawny lub umowny — odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. c lub b RODO dane kontaktowe, opis sprawy, korespondencja i przekazane dane techniczne przez czas rozpatrywania oraz do 12 miesięcy po zakończeniu sprawy; dłużej tylko, gdy uzasadnia to obowiązek prawny lub konkretne roszczenie Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes: ochrona praw WEBee dane i dokumentacja niezbędne dla konkretnego roszczenia do upływu właściwego terminu przedawnienia oraz zakończenia postępowania, jeżeli zostało wszczęte Realizacja praw osób wynikających z RODO art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 12–22 RODO dane potrzebne do przyjęcia, weryfikacji i udokumentowania żądania przez okres niezbędny do obsługi żądania oraz wykazania prawidłowego wykonania obowiązków prawnych Jeżeli kontakt prowadzi do zawarcia umowy, dane potrzebne do realizacji, rozliczenia i udokumentowania współpracy stają się częścią dokumentacji umownej i mogą podlegać innym okresom przechowywania wynikającym z rodzaju dokumentu, obowiązków podatkowych lub rachunkowych oraz ochrony roszczeń.

4. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być powierzane lub udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do danego celu. Odbiorcami mogą być w szczególności dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej, poczty elektronicznej, bezpieczeństwa i obsługi technicznej, a także — jeżeli jest to niezbędne dla konkretnej sprawy — doradcy prawni lub księgowi. Organy publiczne mogą otrzymać dane, gdy istnieje ku temu podstawa prawna. WEBee nie sprzedaje danych osobowych. Samo wysłanie zapytania nie powoduje przekazania danych kontaktowych potencjalnym wykonawcom. Jeżeli klient chce, aby WEBee skontaktowało go z konkretnym wykonawcą lub dostawcą, odbiorca, cel i niezbędny zakres przekazania danych są ustalane przed ich udostępnieniem.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z usług IT, w szczególności usług chmurowych, poczty elektronicznej lub wsparcia technicznego, dane mogą być przetwarzane przez dostawców posiadających podmioty, personel lub infrastrukturę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dochodzi do przekazania danych do państwa trzeciego, WEBee stosuje mechanizm wymagany przez rozdział V RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne. Informację o mechanizmie dotyczącym konkretnego dostawcy można uzyskać, kontaktując się z WEBee na adres podany w pkt 1.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych i uzyskania ich kopii, sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. W przypadkach przewidzianych prawem przysługuje również prawo do przenoszenia danych — w odniesieniu do danych dostarczonych przez osobę i przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją. WEBee przestanie przetwarzać dane w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby albo podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli określone przetwarzanie będzie oparte na zgodzie, osoba zostanie o tym poinformowana. Zgodę można wycofać w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Osoba może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub innego właściwego organu nadzorczego na zasadach RODO.

7. Jak zrealizować prawa

Żądanie można przesłać na it@webeesolutions.pl albo na ul. Obornicka 32, 64-514 Lulinek. WEBee odpowiada bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach przewidzianych w RODO termin może zostać przedłużony o dwa kolejne miesiące; informacja o przedłużeniu i jego przyczynach jest przekazywana w pierwszym miesiącu. Obsługa żądań jest co do zasady bezpłatna. Jeżeli istnieją uzasadnione wątpliwości co do tożsamości osoby składającej żądanie, WEBee może poprosić wyłącznie o dodatkowe informacje niezbędne do jej potwierdzenia. WEBee nie wymaga rutynowo przesyłania skanu dokumentu tożsamości.

8. Dobrowolność podania danych, automatyzacja i profilowanie

Podanie danych w wiadomości jest dobrowolne, ale bez adresu zwrotnego i informacji pozwalających zrozumieć sprawę WEBee może nie być w stanie odpowiedzieć. Dane techniczne niezbędne do nawiązania połączenia są przetwarzane podczas korzystania z serwisu. WEBee nie podejmuje na podstawie danych z serwisu decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały. W serwisie objętym niniejszą polityką nie jest prowadzone profilowanie reklamowe.

9. Bezpieczeństwo i aktualizacje

WEBee stosuje odpowiednie do ryzyka środki organizacyjne i techniczne służące ochronie danych. Zakres zabezpieczeń jest dostosowywany do faktycznie używanej infrastruktury, dostawców i charakteru przetwarzanych informacji. Polityka jest aktualizowana, gdy zmieniają się procesy, dostawcy, funkcje serwisu lub przepisy prawa. Każda opublikowana wersja zawiera datę obowiązywania. Sama publikacja nowej polityki nie stanowi zgody użytkownika na nowe cele przetwarzania.