Data Act 2027: jak przygotować zmianę dostawcy chmury?

01

Fakty: co zmienia się 12 stycznia 2027 r.?

Data Act, czyli rozporządzenie (UE) 2023/2854, stosuje się od 12 września 2025 r. Rozdział VI ustanawia zasady ułatwiające klientom zmianę dostawcy usług przetwarzania danych oraz równoległe korzystanie z kilku usług. Komisja Europejska wskazuje, że obejmuje to między innymi usługi chmurowe i edge, zapewniające dostęp do infrastruktury, zasobów obliczeniowych lub oprogramowania przez sieć.

Do 12 stycznia 2027 r. trwa okres przejściowy, w którym dostawca może jeszcze obciążać klienta kosztami poniesionymi w związku z przełączeniem i transferem danych. Od tej daty opłaty za czynności niezbędne do ułatwienia zmiany dostawcy oraz za transfer danych wychodzących mają zostać całkowicie usunięte.

Materiał zweryfikowano 1 października 2026 r. Ma charakter informacyjny i procesowy, a nie indywidualnej porady prawnej. Zakres obowiązków w konkretnej relacji zależy od rodzaju usługi, architektury, umowy i roli stron, dlatego sporne zapisy warto potwierdzić z prawnikiem znającym kontrakty technologiczne.

02

Fakty: Data Act dotyczy nie tylko infrastruktury IaaS

Komisja wyjaśnia, że rozdział VI obejmuje usługi przetwarzania danych zapewniające na żądanie dostęp sieciowy do skalowalnych zasobów, takich jak sieci, serwery, infrastruktura fizyczna lub wirtualna oraz oprogramowanie. Oznacza to, że analiza nie powinna kończyć się na serwerach i pamięci masowej — może obejmować również platformy oraz usługi SaaS spełniające definicję rozporządzenia.

Dla platform i oprogramowania jako usługi Komisja wskazuje obowiązek udostępnienia otwartych interfejsów oraz co najmniej eksportu danych w powszechnie używanym formacie możliwym do odczytu maszynowego. W przypadku IaaS nacisk położono na środki ułatwiające osiągnięcie funkcjonalnej równoważności wspólnych funkcji po zmianie na usługę tego samego typu.

Dane kluczowe dla przełączenia obejmują dane wejściowe i wyjściowe oraz związane z nimi metadane wytworzone podczas korzystania z usługi przez klienta. Zakres nie obejmuje automatycznie danych chronionych prawami własności intelektualnej ani tajemnic handlowych samego dostawcy.

03

Fakty: brak opłaty nie oznacza darmowej migracji

Zniesienie opłat dotyczy należności pobieranych przez dostawcę źródłowego za działania niezbędne do przełączenia i za transfer danych wychodzących. Nie usuwa kosztów, które klient ponosi po swojej stronie: analizy, przygotowania środowiska docelowego, licencji nowego rozwiązania, migracji konfiguracji, przebudowy integracji, testów, szkoleń czy równoległego utrzymania dwóch usług w okresie przejściowym.

Różnica jest istotna dla budżetu. Umowa może przewidywać łatwy eksport, lecz firma nadal musi wiedzieć, czy plik zawiera kompletne dane, relacje, załączniki, historię zmian, uprawnienia i metadane potrzebne do odtworzenia procesu. Format możliwy do odczytu maszynowego nie gwarantuje automatycznego importu do produktu konkurencyjnego.

Faktem jest usunięcie określonych opłat dostawcy. Rekomendacją biznesową jest więc oddzielne policzenie kosztu samej usługi wyjścia, kosztu technicznej migracji i ryzyka przerwy operacyjnej.

04

Rekomendacja WEBee: zbuduj rejestr usług i zależności

Nie da się przygotować planu wyjścia z systemu, którego zależności nie są znane. Zacznij od usług wspierających sprzedaż, finanse, dokumenty, klientów, magazyn, transport, raportowanie i tożsamość. Dla każdej zapisz właściciela biznesowego, administratora, dostawcę, umowę, dane, integracje oraz skutek niedostępności.

W pierwszej kolejności przeanalizuj rozwiązania krytyczne, z długim okresem wypowiedzenia, niestandardowymi integracjami albo dużą ilością danych. Szczególnej uwagi wymagają usługi, w których jedyny dostęp do informacji prowadzi przez interfejs użytkownika lub raport tworzony ręcznie.

• nazwa usługi, model IaaS/PaaS/SaaS i właściciel biznesowy;
• kategorie i wolumen danych, załączniki, logi oraz metadane;
• API, webhooks, pliki, konektory i systemy zależne;
• konta techniczne, role, SSO i mechanizmy uwierzytelniania;
• termin umowy, wypowiedzenie, retencja i procedura usunięcia;
• RTO, RPO, dopuszczalna przerwa i plan ciągłości działania.

05

Rekomendacja WEBee: sprawdź umowę i pakiet eksportowy

Komisja opublikowała dobrowolne standardowe klauzule umowne, które przekładają wymagania rozdziału VI na zapisy dotyczące przełączenia i wyjścia, rozwiązania umowy, bezpieczeństwa oraz ciągłości działania. Nie zastępują one analizy konkretnej umowy, ale mogą służyć jako lista kontrolna przy zakupie lub renegocjacji usługi.

Poproś dostawcę o opis procedury wyjścia przed podpisaniem lub przedłużeniem umowy. Odpowiedź powinna wskazywać zakres danych, formaty, interfejsy, czas przygotowania, limity, wsparcie, bezpieczeństwo transmisji, okres pobrania oraz potwierdzenie usunięcia pozostałych kopii zgodnie z umową i obowiązującymi zasadami retencji.

• które dane, metadane, załączniki i konfiguracje otrzyma klient;
• czy eksport można uruchomić samodzielnie i przez API;
• format, dokumentacja schematu, słowniki i identyfikatory;
• obsługa zmian danych podczas okresu przejściowego;
• kontrola kompletności, sumy kontrolne i log operacji;
• wsparcie podczas przełączenia, odpowiedzialność i eskalacja;
• termin wyłączenia dostępu oraz bezpieczne usunięcie danych.

06

Rekomendacja WEBee: wykonaj próbny eksport przed terminem umowy

Najlepszym dowodem przenośności nie jest zapis w ofercie, lecz odtworzenie reprezentatywnego procesu na danych testowych. Wybierz niewielki zakres, wykonaj eksport i sprawdź, czy potrafisz powiązać rekordy, załączniki, użytkowników, statusy i historię zmian bez ręcznego zgadywania.

Test nie musi oznaczać decyzji o zmianie dostawcy. Może ujawnić braki w dokumentacji, zależność od jednego administratora, niepełne API lub nieakceptowalny czas odtworzenia. Wyniki warto wykorzystać w rozmowie z dostawcą i w planie ciągłości działania.

• 1. Wybierz krytyczny proces i reprezentatywną próbkę danych;
• 2. Zleć eksport zgodnie z udokumentowaną procedurą;
• 3. Sprawdź kompletność, formaty, relacje oraz czytelność metadanych;
• 4. Odtwórz proces lub raport w środowisku testowym;
• 5. Przetestuj integracje, role, bezpieczeństwo i działanie awaryjne;
• 6. Zapisz czas, koszty, błędy i właścicieli działań naprawczych.