01

Dlaczego nie ma jednego cennika audytu?

Dwie firmy o podobnej wielkości mogą potrzebować zupełnie innego zakresu. W jednej problem dotyczy ręcznego obiegu dokumentów, a w drugiej wyboru nowego ERP i migracji danych. Liczba pracowników nie mówi jeszcze, ile procesów, integracji i wyjątków trzeba przeanalizować.

Rzetelna wycena powinna powstać po krótkiej rozmowie wstępnej. Wtedy można ustalić cel, granice analizy, potrzebne materiały, liczbę spotkań oraz formę końcowego rezultatu.

02

Co najbardziej wpływa na zakres i cenę?

Największe znaczenie ma ilość pracy potrzebnej do odtworzenia rzeczywistego sposobu działania firmy oraz porównania możliwych rozwiązań.

  • liczba procesów i zespołów objętych analizą;
  • liczba używanych systemów, arkuszy i źródeł danych;
  • potrzeba analizy integracji, uprawnień, migracji i bezpieczeństwa;
  • liczba rozwiązań lub ofert dostawców, które trzeba porównać;
  • szczegółowość raportu, kosztorysu i planu wdrożenia.

03

Co firma powinna otrzymać po audycie?

Wartość audytu nie polega na potwierdzeniu, że „potrzebny jest nowy system”. Raport powinien pokazywać, gdzie powstaje problem, jaki ma wpływ na pracę i które warianty rozwiązania są realistyczne.

Minimum to opis stanu obecnego, uporządkowane problemy i wymagania, priorytety, rekomendowane działania oraz kryteria oceny efektów. Jeżeli potrzebny jest nowy system, należy uwzględnić pełny koszt: licencje, wdrożenie, migrację, integracje, szkolenia, utrzymanie i możliwość zmiany dostawcy.

04

Jak ograniczyć koszt bez obniżania jakości?

Najlepiej zacząć od procesu, który jest częsty, kosztowny albo powoduje najwięcej opóźnień. Materiały warto przygotować przed spotkaniem: listę narzędzi, przykładowe dokumenty, role użytkowników, znane problemy oraz oczekiwany rezultat.

Nie trzeba od razu analizować całej organizacji. Dobrze zdefiniowany pierwszy etap pozwala sprawdzić sposób pracy, uzyskać konkretne rekomendacje i dopiero wtedy zdecydować, czy rozszerzenie audytu ma biznesowy sens.