ROI automatyzacji: jak policzyć, czy wdrożenie się opłaca?

01

Najpierw ustal koszt obecnego procesu

Zbierz miesięczny wolumen spraw, średni czas obsługi i koszt godziny osób zaangażowanych. Oddziel aktywną pracę od oczekiwania, ponieważ skrócenie kalendarzowego czasu procesu może mieć dużą wartość nawet wtedy, gdy liczba minut pracy nie zmieni się mocno.

Dodaj koszt poprawek, reklamacji, duplikatów, kar, utraconych szans oraz raportów wykonywanych poza systemem. Jeśli danych brakuje, wykonaj pomiar na reprezentatywnej próbce.

02

Pełny koszt rozwiązania

Budżet powinien obejmować analizę, konfigurację, integracje, migrację, testy, szkolenia, licencje oraz wsparcie. Trzeba też policzyć pracę właściciela procesu, IT i użytkowników podczas wdrożenia.

• koszt jednorazowy projektu;
• miesięczny koszt licencji i infrastruktury;
• monitorowanie, poprawki i zmiany procesu;
• obsługa wyjątków oraz awarii;
• koszt zakończenia umowy lub zmiany dostawcy.

03

Korzyści, których nie wolno podwójnie liczyć

Oszczędzony czas nie zawsze staje się oszczędnością gotówkową. Jeśli etaty pozostają bez zmian, korzyścią może być większa liczba obsłużonych spraw, krótsza kolejka lub przejęcie zadań o większej wartości.

Nie należy jednocześnie liczyć pełnej redukcji kosztu pracy i pełnego wzrostu przepustowości wynikających z tych samych godzin. Scenariusze konserwatywny, realistyczny i ambitny pomagają pokazać niepewność.

04

Prosty model decyzji

Roczna korzyść netto to wartość oszczędności i unikniętych strat pomniejszona o roczny koszt utrzymania. Okres zwrotu pokazuje, ile miesięcy potrzeba, aby korzyść pokryła koszt początkowy.

Po pilotażu trzeba zastąpić założenia wynikiem rzeczywistym. Jeżeli jakość lub adopcja użytkowników są niższe od planu, decyzję o skalowaniu należy zatrzymać i poprawić przyczynę.