eFTI 2027: jak przygotować TMS i dokumenty transportowe?

01

Fakty: co zmienia eFTI od 9 lipca 2027 r.?

Rozporządzenie (UE) 2020/1056 tworzy wspólne ramy elektronicznego przekazywania informacji regulacyjnych dotyczących transportu towarów między przedsiębiorcami a właściwymi organami. Obejmuje transport drogowy, kolejowy, lotniczy i żeglugę śródlądową na terytorium Unii Europejskiej.

Według aktualnego harmonogramu Komisji Europejskiej od 9 lipca 2027 r. organy państw członkowskich będą musiały akceptować informacje przekazane elektronicznie przez operatora za pośrednictwem certyfikowanej platformy zgodnej z eFTI. Nie oznacza to powszechnego obowiązku przejścia przedsiębiorców na dokumentację elektroniczną. Rozporządzenie pozostawia możliwość przekazania informacji w formie papierowej, o ile właściwe przepisy nadal ją przewidują.

Materiał zweryfikowano 28 września 2026 r. Ma charakter informacyjny i procesowy. Zakres danych wymaganych w konkretnym przewozie zależy między innymi od rodzaju transportu, ładunku, trasy i właściwych przepisów, dlatego przypadki graniczne należy potwierdzić z osobą odpowiedzialną za zgodność lub doradcą prawnym.

02

Fakty: eFTI to dane regulacyjne, a nie jeden nowy dokument

eFTI dotyczy informacji, które operator musi udostępnić, aby wykazać zgodność z przepisami objętymi rozporządzeniem. Nie należy utożsamiać go automatycznie z elektronicznym listem przewozowym, cyfrowym CMR ani pełną wymianą dokumentów handlowych między kontrahentami. Te procesy mogą się łączyć, ale mają własne podstawy, role i zakresy danych.

Komisja Europejska wskazuje, że dane mają być przechowywane na bezpiecznych, certyfikowanych platformach możliwych do zintegrowania z obecnymi systemami firm. Organ otrzymuje dostęp w odpowiedzi na konkretną kontrolę, między innymi przez unikalny link w formacie możliwym do odczytu maszynowego, na przykład kod QR. Platforma może również udostępniać wybrane informacje uprawnionym partnerom biznesowym z odpowiednio ograniczonym dostępem.

Wspólny zbiór danych eFTI i jego podzbiory zostały określone w rozporządzeniu delegowanym (UE) 2024/2024. Rozporządzenia wykonawcze opisują zasady dostępu organów oraz wymagania funkcjonalne platform. Dla firmy oznacza to potrzebę odwzorowania elementów danych, ich źródeł i odpowiedzialności, a nie tylko zeskanowania dokumentu.

03

Fakty: co dzieje się w okresie przygotowawczym?

Pierwsze akty wykonawcze i delegowane weszły w życie w styczniu 2025 r. Od stycznia 2026 r. platformy eFTI i dostawcy usług mogą przygotowywać działalność, a organy państw członkowskich mogą zacząć przyjmować dane z certyfikowanych platform. Komisja zapowiada przyjęcie pozostałych specyfikacji wykonawczych do grudnia 2026 r., w tym wymagań dla systemów, usług i certyfikacji.

To ważny moment zakupowy: firma może już porządkować dane, interfejsy i scenariusze, ale nie powinna opierać decyzji na prezentacji rozwiązania bez potwierdzonej ścieżki zgodności z ostatecznymi wymaganiami. Status certyfikacji, zakres obsługiwanych danych i plan dostawcy trzeba sprawdzić przed podpisaniem umowy.

Komisja szacuje potencjalne oszczędności operacyjne i administracyjne sektora transportu i logistyki w UE na około 1 mld euro rocznie. Jest to prognoza dla całego rynku, nie gwarantowana korzyść pojedynczej firmy. Efekt przedsiębiorstwa będzie zależał od liczby kontroli, jakości danych, stopnia integracji i ograniczenia pracy ręcznej.

04

Rekomendacja WEBee: zacznij od mapy danych i odpowiedzialności

Wybierz jeden rzeczywisty scenariusz, na przykład krajowy przewóz drogowy lub przewóz międzynarodowy określonego rodzaju ładunku. Zbierz dokumenty i ekrany używane dziś podczas przygotowania, realizacji i kontroli. Następnie rozpisz wymagane informacje na pojedyncze pola oraz wskaż system źródłowy, właściciela i moment aktualizacji.

Szczególnie ważne są identyfikatory łączące zlecenie, przewóz, pojazd, przewoźnika, ładunek i dokument. Jeżeli różne systemy używają innych numerów albo dane są przepisywane z e-maila, integracja z platformą eFTI może jedynie szybciej przenieść niespójność.

• lista obowiązków informacyjnych dla wybranego rodzaju przewozu;
• pole danych, format, źródło i właściciel biznesowy;
• moment utworzenia i ostatniej aktualizacji informacji;
• reguły walidacji, brakujące dane i odpowiedzialność za korektę;
• powiązania między TMS, ERP, telematyką i repozytorium dokumentów;
• minimalny zakres udostępniany organowi oraz czas przechowywania logów.

05

Rekomendacja WEBee: oceń platformę eFTI jak element infrastruktury

Dostawca nie powinien być oceniany wyłącznie na podstawie wyglądu portalu. Platforma stanie pomiędzy danymi operacyjnymi firmy a organami kontrolnymi, dlatego liczą się integracja, dostępność, rozliczalność i możliwość bezpiecznego zakończenia współpracy.

W zapytaniu ofertowym oddziel wymagania obowiązkowe od funkcji dodatkowych. Poproś o demonstrację na danych testowych z własnego scenariusza i pokazanie całej ścieżki: utworzenie rekordu, aktualizację, kontrolowany dostęp organu, log operacji, błąd integracji oraz eksport danych po zakończeniu umowy.

• status certyfikacji albo udokumentowany harmonogram jej uzyskania;
• obsługiwane rodzaje przewozów, zbiory danych i kraje;
• API, limity, wersjonowanie i środowisko testowe;
• identyfikacja użytkowników, role, zastępstwa i odbieranie dostępu;
• logi, historia zmian, retencja oraz dowody udostępnienia;
• SLA, kopie, procedura awaryjna, eksport i warunki wyjścia;
• pełny koszt: wdrożenie, integracja, transakcje, wsparcie i zmiany specyfikacji.

06

Rekomendacja WEBee: pilotaż TMS–eFTI w sześciu krokach

Pilotaż powinien sprawdzić nie tylko poprawną wysyłkę. Trzeba przejść scenariusz kontroli, zmianę danych po rozpoczęciu przewozu, brak połączenia, duplikat i błędne uprawnienie. Wynikiem ma być decyzja oparta na danych: które elementy są gotowe, gdzie potrzebna jest integracja i ile kosztuje utrzymanie procesu.

Nie trzeba od razu obejmować całej floty ani wszystkich klientów. Jeden typ przewozu, ograniczona grupa użytkowników i reprezentatywna próbka zleceń wystarczą, aby wykryć problemy z identyfikatorami, odpowiedzialnością i jakością informacji.

• 1. Wybierz jeden typ przewozu i zdefiniuj oczekiwany rezultat;
• 2. Zmapuj dane, systemy, role i podstawę udostępnienia;
• 3. Zweryfikuj platformę, interfejsy i środowisko testowe;
• 4. Zintegruj minimalny zakres z TMS i uruchom logowanie operacji;
• 5. Przetestuj kontrolę, aktualizację, błąd, brak sieci i odebranie dostępu;
• 6. Porównaj czas obsługi, liczbę poprawek, kompletność, koszt i gotowość użytkowników.